ここ数年、中小企業を中心にオフィスを持たない企業が増えています。
「オフィスがないなら、社内会議や取引先との打ち合わせなどはどうするの？」と疑問を持たれる方もいらっしゃいますが、必要なときに借りられる「貸会議室」が首都圏を中心にたくさん存在するので特に心配することはありません。空室があれば会議や打ち合わせ、商談、時には宴会とさまざまな用途で貸会議室を利用することができます。
特に最近は、「貸会議室を面接会場として利用する企業」が増えています。一般的に企業の採用面接は自社の会議室などで行うイメージが強いですが、オフィスを持たない企業が増えているほか、貸会議室を利用するメリットの多さに惹かれて自社の会議室ではなく、貸会議室を借りて面接を行うケースが年々増え続けています。
今回は、「貸会議室を利用して面接を実施する理由」や「貸会議室で行う面接について押さえておきたいこと」を紹介します。
貸会議室を利用して面接を実施する理由とは？
貸会議室と聞くと「会議をするために利用するレンタルスペース」といったイメージがありますが、その他の用途でも利用できる自由度の高さが注目され、最近は「採用面接」のために貸会議室を利用する企業が増えています。
面接を実施するためのスペースが自社にない
貸会議室を利用して面接を実施する企業が増えた背景には、「面接を実施するためのスペースが自社にない」といったことが大きく影響しています。
経費削減のために自社に会議室を持たない企業が増えているほか、小規模の会社で会議室が狭く、面接にはあまり適していないといった時にも貸会議室を利用した面接が行う企業が多いようです。
アクセスしやすい会場を選んで応募者の負担を軽減したい
自社の会議室があるのに、あえて外部の貸会議室を借りて採用面接をする企業は「アクセスしやすい会場を選んで、応募者の負担を軽減したい」といった思いから貸会議室を利用するケースが多いようです。
さまざまな企業が存在する中で、より優秀な人材を確保するために採用面接を行い、応募者の生の声を聞くことはとても大切な機会です。そのため、より多くの応募者に面接に来てもらうために、主要駅から近い場所にある貸会議室や、最寄り駅から徒歩数分でアクセスできる立地のいい貸会議室を利用するというのは必然の流れであったと考えられます。
面接という目的に合った部屋を選びたい
社員同士の会議や打ち合わせのために自社の会議室を使うことがありますが、会議室がガラス映えになっていたり、声が部屋の外に漏れてしまったりすれば、採用面接をするための会議室としては向いていません。
面接は、双方が顔を見合わせて印象を確認するための貴重な機会でもあるため、応募者の緊張感を可能な限り取り除いて心地より雰囲気と環境を整えることが重要です。
貸会議室のメリットは、利用者の目的に合わせて机や椅子などのレイアウトを自由に工夫することが可能だということです。また、面接向けのレイアウトを図面に作成して提供してくれる貸会議室業者もあるので、「目的に合った部屋を選びたい」といった希望をお持ちの方にこそ是非おすすめします。
コスト削減
採用面接に限らず、さまざまな用途で利用される貸会議室は「コスト削減」という目的でも利用されることがあります。
自社に会議室がなければ備品を揃えるための初期費用もかかりませんし、必要なときにだけ貸会議室を借りれば目的に合わせて自由自在に会議室を利用できることから、経費を最小限に抑えることができます。
また、主要駅から徒歩圏内の貸会議室を利用すれば、地方から訪れる応募者の交通費などの負担を可能な限り抑えることができます。
採用面接と会社説明会を同時開催するため
最近は、採用面接といっしょに「会社説明会」を貸会議室で実施する企業が増えています。貸会議室は、面接向きの部屋はもちろん、大勢の参加者を集めて説明会を実施するための大きめの部屋など、色々な種類の会議室が揃っています。会社説明会もかねて一次選考面接を実施すれば、地方から訪れる応募者の負担を軽くするといった効果が期待できます。
また、先に会社説明会を貸会議室で実施しておけば、次回採用面接を実施するときに応募者が道に迷って遅刻してしまうといったリスクを軽減することができます。この場合、会社説明会や面接を外部の貸会議室で実施することを応募者が不安に感じることがないように、タイミングをみて実際に働くオフィスや現場のようすを見学する機会を設けることも大切です。
貸会議室で行う面接について押さえておきたいこと
採用面接を実施するための十分なスペースが自社にない場合や、応募者の利便性を第一に考えたいといった場合は「貸会議室で面接を実施する」という方法をおすすめします。
続いては、貸会議室で行う面接に関して押さえておきたいことや注意点について簡単に紹介します。
採用面接向けのレイアウトとは？
利用目的によって、自由に会議室のレイアウトを変更できることが貸会議室をレンタルして面接を実施することのメリットです。
例えば、採用面接を実施する場合は面接官が座る席にテーブルを設置して、目の前に座る応募者の席を1.5ｍほど離して設置します。こうすることで程よい距離感が生まれて、緊張感を和らげることができますし、会議室に入ったときの圧迫感といった問題を回避できます。また、面接官がリラックスした状態で面接を実施できるよう、面接官が座る椅子が壁にぶつからないように十分な幅をとるようにします。
座り心地のよさに注意してレイアウトを工夫すると、その場の雰囲気が穏やかになってスムーズに面接を進めることができます。
面接を実施するための貸会議室は場所が大事！
アクセスしやすい立地のよさが評判の貸会議室ですが、採用面接を行うことを目的に貸会議室を利用する場合は、これまで以上に「場所選び」を徹底する必要があります。
企業の採用面接は全国各地から応募者が集まることから、できるだけ乗り換えが少なく、最寄り駅から徒歩数分でたどり着く、分かりやすい場所に位置する貸会議室を選ぶことが大切です。
例えば、東京都にある企業が面接試験を実施する場合は新幹線に乗って訪れる方も多いことから、「東京駅」や「品川駅」周辺にある貸会議室を利用すると乗り換えの必要がなくなり、受験者をスムーズに面接会場へ誘導することができます。
また、学生の場合、高速バスに乗ってくることも多いため、東京駅や品川駅をはじめ、「新宿駅」周辺にある貸会議室を利用すると便利です。
就職活動シーズンは予約が集中する！？
採用面接や会社説明会を実施する目的で貸会議室を利用する企業が増えていることから、就職活動が活発になる期間は貸会議室への予約が集中しやすくなります。
そのため、面接会場として貸会議室を利用することが決定したら、できるだけ早く面接日時を決めて貸会議室に予約を入れることをおすすめします。東京や大阪、名古屋などの主要駅周辺にある貸会議室は、特に予約が集中しやすいことから、一年先の予約を受付けているところもあります。
まとめ
会議や打ち合わせ、セミナー、イベントなどを行う際は会場が必要となりますが、そのような時に便利なスペースが「貸会議室」です。
今回色々と紹介したように、最近は貸会議室を会議や打ち合わせなどの他、「面接会場」として利用する企業が増えています。会社説明会と採用面接を同時に実施すれば、手配が一括で済みます。また、レイアウトを工夫する他、目的に合わせて自由自在にアレンジを加えることでリラックスした雰囲気になり、応募者が本来の力を発揮できるようになることも、貸会議室を面接会場として利用するメリットといえるでしょう。
少人数向けの部屋もあれば、数百人規模の人数を収容できる貸会議室もあるので、ぜひこの機会に貸会議室のご利用を検討してみてください。
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